تحليل SWOT؛ ابزاری برای تحلیل فرصت‌ها و تهدیدهای کسب‌و‌کار

به دنبال راهی برای متمایز کردن سازمان‌تان در بین رقیبان خود هستید؟ تحليل SWOT تکنیکی است که برای شناسایی نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها به منظور برنامه ریزی استراتژیک یا نقشه‌ی راه برای کسب‌وکار شما استفاده می‌شود. تحليل SWOT ممکن است دشوار به نظر برسد، اما درواقع بسیار ساده است. در این مطلب توضیح می‌دهیم تحليل SWOT چیست. همچنین شرح می‌دهیم زمان مناسب برای استفاده از روش تجزیه و تحليل SWOT چیست و به بررسی چند نمونه از تجزیه و تحلیل SWOT، نحوه‌ی طراحی آن و علت اهمیت آن می‌پردازیم.

تحليل SWOT چیست؟

تحلیل سوات در عین سادگی ابزار قدرتمندی برای کمک به شما در شناسایی فرصت‌های رقابتی برای بهبود است که به شما کمک می‌کند تا تیم خود را بهبود بخشید و در عین حال از روندهای بازار جلوتر باشید. حال که دانستیم روش تحلیل SWOT چیست و این تحليل چه مزایایی دارد، اکنون وقت آن است که بررسی کنیم SWOT دقیقاً مخفف چیست.

SWOT مخفف چیست؟

SWOT مخفف کلمات زیر است:

• نقاط قوت (Strengths)؛
• نقاط ضعف (Weaknesses)؛
• فرصت‌ها (Opportunities)؛
• تهدیدات (Threats).

هنگامی که چارچوب SWOT با هم تجزیه‌و‌تحلیل شود، می‌تواند تصویر بزرگ‌تری از سطحی که هستید و نحوه‌ی رسیدن به مراحل بعدی را برای‌تان ترسیم کند. بیایید کمی عمیق‌تر به هر یک از اصطلاحات تحليل SWOT بپردازیم و ببینیم که این عوامل چگونه می‌توانند به شناسایی زمینه‌های لازم برای بهبود کمک کنند.

نقاط قوت

نقاط قوت در تحليل SWOT به اقدامات درون‌سازمانی اشاره دارد که عملکرد خوبی دارند. بررسی این زمینه‌ها به شما کمک می‌کند تا بفهمید چه چیزهایی در حال حاضر موثر واقع می‌شوند. سپس می‌توانید از تکنیک‌هایی که می‌دانید موثر واقع می‌شوند، و همان نقاط قوت شما هستند، در زمینه‌های دیگری مانند بهبود کارایی تیم که ممکن است نیاز به تلاش بیش‌تری داشته‌باشند کمک بگیرید.

هنگامی که نقاط قوت سازمان خود را بررسی می‌کنید، سوالات زیر را از خود بپرسید:

• چه کاری را خوب انجام می‌دهیم؟ یا حتی سوالی بهتر از آن: چه کاری را بهتر انجام می‌دهیم؟
• چه چیزی در مورد سازمان ما منحصربه‌فرد است؟
• مخاطب هدف ما چه چیزهایی را درباره سازمان ما دوست دارد؟
• با کدام حیطه‌ها یا ویژگی‌ها می‌توانیم رقبای خود را شکست دهیم؟

نمونه‌هایی از نقاط قوت

خدمات مشتری: خدمات مشتری درجه یک ما در مقایسه با رقبای ما، امتیازی بالاتر از میانگین دارد.

نقاط ضعف

نقاط ضعف در تحليل SWOT به برخی اقدامات درون‌سازمانی اشاره دارد که عملکرد ضعیفی دارند. بهتر است که نقاط قوت خود را قبل از نقاط ضعف خود تجزیه‌و‌تحلیل کنید تا مبنای موفقیت و شکست سازمان را بشناسید. شناسایی نقاط ضعف درون‌سازمانی نقطه شروعی را برای بهبود آن پروژه‌ها فراهم می‌کند.

نقاط ضعف سازمان را با پرسیدن موارد زیر بشناسید:

• کدام یک از اقدامات، عملکرد ضعیفی دارند و چرا؟
• چه چیزهایی را می‌توان بهبود بخشید؟
• چه منابعی می‌توانند عملکرد ما را بهبود بخشند؟
• چگونه در مقابل رقبای خود پیشرفت کنیم؟

نمونه‌هایی از نقاط ضعف

محبوبیت تجارت الکترونیک: بازدید‌های وب‌سایت ما به دلیل کمبود بودجه‌ی بازاریابی پایین است و این منجر به کاهش تراکنش‌های اپلیکیشن تلفن همراه می‌شود.

فرصت‌ها

فرصت‌ها در تحليل SWOT  از نقاط قوت و ضعف کنونی شما همراه با هرگونه اقدام یا شرایط خارجی سرچشمه می‌گیرند که شما را در موقعیت رقابتی قوی‌تری قرار می‌دهند. این فرصت‌ها می‌توانند هر چیزی باشند، از نقاط ضعفی که مایل به بهبود آن‌ها هستید تا زمینه‌هایی که در دو مرحله‌ی اول تجزیه‌وتحلیل، شناسایی نشده‌اند.

از آن‌جاکه راه‌های متعددی برای شناسایی فرصت‌ها وجود دارد، بررسی این سؤالات قبل از شروع سودمند است:

• از چه منابعی می‌توانیم برای بهبود نقاط ضعف خود استفاده کنیم؟
• آیا در خدمات ما فرصت‌هایی برای ارائه‌ی چیزهای جدید وجود دارد؟
• اهداف تجاری ما برای سال جاری چیست؟
• رقبای شما چه چیزهایی ارائه می‌دهند؟

نمونه‌هایی از فرصت‌ها

کمپین بازاریابی: برای بهبود آگاهی از برند، در شبکه‌های اجتماعی کمپین‌های تبلیغاتی تدارک خواهیم دید.

تهدیدات

تهدیدها در تحليل SWOT به معنی زمینه‌هایی با پتانسیل ایجاد مشکل هستند و برخلاف نقاط ضعف، تهدیدها منشا بیرونی دارند و خارج از کنترل شما هستند. تهدیدات در تحليل SWOT می‌توانند شامل هر چیزی، از نوعی بیماری همه‌گیر جهانی گرفته تا تغییر در چشم انداز رقابتی باشد.

چند سوال وجود دارد که برای شناسایی تهدیدات خارجی باید از خود بپرسید:

• چه تغییراتی در صنعت باعث نگرانی است؟
• چه روندهای جدیدی در افق بازار وجود دارد که باید آنها را در نظر بگیریم؟
• رقبای ما در چه بخش‌هایی بهتر از ما عمل می‌کنند؟

نمونه‌ای از تهدیدات

رقیب جدید: با به عرصه آمدن رقیب جدیدمان در تجارت الکترونیکی، ظرف ماه آینده، می‌توانیم شاهد کاهش مشتریان باشیم.

چه زمانی باید از تحليل SWOT استفاده کرد؟

شما همواره به تحليل SWOT نیاز نخواهید داشت. روش تحليل SWOT برای مرور کلی شرایط و سناریوهای کسب‌وکار شما ابزار بسیار مفیدی است.

تحليل SWOT در این موارد بسیار سودمند واقع می‌شود:

• قبل از ایجاد یک تغییر بزرگ؛
• وقتی می‌خواهید اقدام جدیدی در شرکت انجام می‌دهید؛
• زمانی که می‌خواهید فرصت‌های رشد و پیشرفت را شناسایی کنید؛
• هر زمان که بخواهید نمایی کلی از عملکرد کسب‌وکار خود به‌دست آورید؛
• زمانی که به شناسایی عملکرد بیزینس خود از منظرهای مختلف نیاز دارید.

تحليل SWOT کلی است، بنابراین می‌توان تحليل SWOT را تقریبا برای هر سناریو، پروژه یا کسب‌وکاری اعمال کرد. در ادامه نمونه‌هایی از روش تحليل SWOT را بررسی می‌کنیم.

نمونه‌هایی از تحليل SWOT

یکی از محبوب‌ترین راه‌ها برای تحليل SWOT استفاده از ماتریس SWOT است. این ماتریس تصویری از نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها را در یک شرکت به نمایش می‌گذارد. این ماتریس شامل چهار مربع مجزاست که یک مربع بزرگ‌تر را تشکیل می‌دهند.

ماتریس SWOT که یکی از راه‌های تحليل SWOT است، برای جمع‌آوری اطلاعات و مستندسازی سوالات و فرایند تصمیم‌گیری ابزار فوق‌العاده‌ای است و نه تنها بعدا برای ارجاع دادن مفید واقع خواهد شد، بلکه برای تجسم هرگونه الگوی ایجادشده نیز مفید و کاربردی به‌حساب می‌آید. اگر از این ماتریس به‌درستی استفاده کنید، راهی عالی برای تحليل SWOT است و ابزار موثری در شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمان شما خواهد بود. در ادامه توضیح می‌دهیم نحوه‌ی صحیح طراحی یک تحلیل SWOT خوب چیست.

چگونه یک تحليل SWOT خوب طراحی کنیم؟

تحليل SWOT می‌تواند به روش‌های مختلفی انجام شود. برخی از تیم‌ها دوست دارند دور هم جمع شوند و ایده‌ها را روی وایت‌برد یاددداشت کنند، در حالی که برخی دیگر ساختار ماتریس SWOT را ترجیح می‌دهند. به هر حال این شما هستید که تصمیم می‌گیرید تحليل SWOT خود را به چه روشی انجام دهید. خلاقیت به‌خرج دادن در فرایند برنامه‌ریزی باعث می‌شود تا ایده‌های جدید جریان یابند و راه‌حل‌های منحصربه‌فردتری را به ارمغان آورند.

راه‌های مختلفی برای اطمینان از این‌که تحليل SWOT شما کامل و به‌درستی انجام شده‌است، وجود دارد. بیایید برای شروع نگاهی دقیق‌تر به چند نکته‌ی مهم درباره‌ی طراحی تحليل SWOT بیندازیم:

نکته‌ی ۱: برای طراحی تحليل SWOT عوامل داخلی را در نظر داشته‌باشید

اغلب نقاط قوت و ضعف از فرایندهای درونی یک سازمان ناشی می‌شوند. از آن‌جاکه شما کنترل بیش‌تری بر نتیجه دارید، حل این مشکلات آسان‌تر است. هنگامی که این عوامل داخلی را شناسایی می‌کنید، می‌توانید به روش‌های مختلفی آن‌ها را بهبود بخشید.

• با دست‌اندرکاران هر بخش ملاقات کنید تا درخصوص چگونگی بهبود وضعیت فعلی خود یک طرح تجاری طراحی کنید؛
• ابزارهای جدیدی را تحقیق و پیاده‌سازی کنید، مثلا ابزارهای مدیریت پروژه که می‌توانند به ساده‌سازی این فرآیندها کمک کند؛
• برای هر امری که می‌تواند در ظرف ۲۴ ساعت یا کم‌تر از آن تغییر کند، فورا اقدام کنید. و اگر امکانش را ندارید آن‌ها را با تعیین مهلتی مقرر به دیگران بسپارید؛
• روشی که برای حل عوامل داخلی به کار می‌گیرید به نوع مشکل بستگی دارد. اگر عاملی پیچیده‌تر است، احتمالا لازم باشد از ترکیبی از موارد بالا یا فرایند مدیریت مشکل کامل‌تری بهره ببرید.

نکته‌ی۲: عوامل خارجی را ارزیابی کنید

ارزیابی عوامل خارجی یکی از نکات طراحی روش تحلیل SWOT است. عوامل خارجی از فرایندهای خارج از کنترل شما ناشی می‌شوند. این موارد می‌تواند شامل رقیبان، روندهای بازار و هر چیز دیگری باشد که داخل سازمان شما را از بیرون تحت‌تأثیر قرار می‌دهد.

حل عوامل خارجی کمی دشوارتر است، زیرا نمی‌توانید مستقیما نتیجه را کنترل کنید. با این حال می‌توانید فرایندهای خود را به گونه‌ای تنظیم و هدایت کنید که تاثیر عوامل خارجی منفی را کاهش دهید یا به حداقل برسانید.

برای حل این مشکلات می‌توانید این راه‌ها را در نظر بگیرید:

• رقابت با روندهای بازار؛
• پیش‌بینی روند بازار قبل از وقوع؛
• بهبود تطبیق‌پذیری برای بهبود زمان واکنش شما؛
• پیگیری رقبا با استفاده از ابزارهای گزارش‌دهی که به‌محض ایجاد تغییرات به‌طور خودکار به‌روزرسانی می‌شوند.

درست است که نمی‌توانید محیط خارجی را کنترل کنید، اما می‌توانید کنترل نحوه‌ی واکنش سازمان‌تان را در مواجهه با آن محیط در دست بگیرید. به عنوان مثال فرض کنید که به دنبال رقابت با روند بازار هستید و رقیب شما محصول جدیدی را به بازار معرفی کرده که از محصول شما بهتر است. شما نمی‌توانید آن محصول را از بازار حذف کنید، اما می‌توانید برای جلوگیری از کاهش فروش محصول‌تان، محصول یا کمپین بازاریابی بهتری راه‌ بیندازید.

نکته‌ی ۳: جلسات ایده‌پردازی برگزار کنید

برگزاری جلسات ایده‌پردازی، یکی دیگر از نکات طراحی تحليل SWOT است. طوفان فکری ایده‌های جدید و نوآورانه می‌تواند به پرورش خلاقیت و الهام گرفتن کمک کند. برای میزبانی یک جلسه‌ی ایده‌پردازی موثر باید:

• اعضای تیم بخش‌های مختلف سازمان را دعوت کنید. به این ترتیب ایده‌های هر بخش از سازمان ارائه می‌شوند؛
• درباره اینکه چه تعداد از اعضای تیم را دعوت می‌کنید، حساس و مراقب باشید، زیرا مشارکت افراد زیاد، می‌تواند منجر به عدم تمرکز یا عدم مشارکت بسیاری از اعضا شود. بهترین تعداد برای جلسه‌ی بارش فکری سازنده حدود ۱۰ نفر است؛
• از تکنیک‌های مختلف بارش فکری کمک بگیرید؛
• برای هر جلسه هدف روشنی تعیین کنید.

نکته‌‌ی ۴: برای طراحی تحليل SWOT باید خلاق باشید

برای ارائه‌ی ایده‌های خلاقانه ابتدا باید زمینه‌ی آن‌ها را فراهم کنید. این بدان معناست که راه‌های سرگرم‌کننده‌ای برای ایده‌پردازی سازماندهی کنید. برای مثال ایده‌ها را به طور ناشناس و تصادفی انتخاب کنید، درمورد مثال‌های بد صحبت کنید، یا بازی‌های گروهی انجام دهید تا تیم از نظر روانی آماده شود.

نکته‌ی ۵: به فرصت‌ها اولویت‌ دهید

حالا فرصت‌ها را رتبه‌بندی کنید. این کار را می‌توانید به صورت تیمی یا با گروه کوچک‌تری از رهبران انجام دهید. درخصوص هر یک از ایده‌ها صحبت کنید و به آن‌ها در مقیاس ۱ تا ۱۰ نمره دهید. هنگامی که بر اساس قابلیت‌های تیم، شایستگی‌ها و تأثیر کلی درمورد ایده‌های برتر توافق کردید، اجرای آن‌ها آسان‌تر می‌شود.

نکته‌ی ۶: اقدام کنید

خیلی آسان است که با رسیدن به این مرحله از طراحی تحليل SWOT احساس کنید همه چیز تمام شده، اما کار واقعی تازه از اینجا شروع شده است. پس از این‌که تحليل SWOT را انجام دادید، فهرستی از فرصت‌های اولویت‌بندی‌شده در دست دارید. اکنون زمان تبدیل آن فرصت‌ها به نقاط قوت است. برای تشریح کارهایی که باید انجام شوند و نحوه‌ی برنامه‌ریزی انجام آن‌ها از یک سیستم ساختاریافته مانند طرح کسب‌وکار، طرح پروژه، یا طرح پیاده‌سازی استفاده کنید.

تحليل SWOT به چه دلایلی اهمیت دارد؟

در آخر وقت آن است که بررسی کنیم علت اهمیت تحلیل SWOT چیست. تحليل SWOT می‌تواند در بهبود فرایندها و برنامه ریزی برای رشد شما کمک کند. این تحلیل مشابه یک تحلیل رقابتی است، اما به دلیل ارزیابی عوامل داخلی و خارجی کمی متفاوت‌تر از آن به‌حساب می‌آید. تجزیه‌و‌تحلیل حوزه‌های کلیدی پیرامون این فرصت‌ها و تهدیدها، شما را با بینش‌های موردنیاز برای آماده‌سازی تیم در راستای نیل به موفقیت مجهز می‌کند.

تحليل SWOT تنها برای سازمان‌ها مفید نیست، با تحليل SWOT شخصی، می‌توانید زمینه‌هایی از زندگی فردی‌تان را که می‌توانند بهبود یابند، از سبک رهبری گرفته تا مهارت های ارتباطی نیز بررسی کنید. تحليل SWOT در هر سناریویی قابل ‌اجراست.

۱. زمینه‌های فرصت را شناسایی می‌کند

تعیین فرصت‌های رشد، یکی از بزرگ‌ترین مزایای انجام یک تحلیل با روش تجزیه و تحليل SWOT است. این یک نقطه‌ی شروع عالی برای استارتاپ‌ها و تیم‌هایی است که می‌دانند می‌خواهند پیشرفت کنند اما دقیقا مطمئن نیستند که چگونه و از کجا شروع کنند.

فرصت‌ها می‌توانند از راه‌های مختلفی به‌وجود آیند. مثلا از طریق برخی عوامل خارجی مانند تنوع بخشیدن به محصولات برای مزیت رقابتی، یا از طریق تغییر در عوامل داخلی مانند بهبود گردش کار تیمی. در هر صورت بهره‌گیری از فرصت‌ها راهی عالی برای رشد کردن به عنوان یک تیم است. در ادامه به دیگر دلایل اهمیت روش تجزیه و تحلیل SWOT می‌پردازیم.

۲. زمینه‌های قابل بهبود را شناسایی می‌کند

شناسایی نقاط ضعف و تهدیدها در طی تحليل SWOT می‌تواند راه را برای داشتن یک استراتژی تجاری بهتر، هموار کند. بهترین راه برای پیشرفت و رشد، یادگیری از اشتباهات است. هنگامی که زمینه‌هایی را برای بهینه‌سازی پیدا کردید، می‌توانید با اعضای تیم همکاری کنید تا طرح یک برنامه عملیاتی را بنویسید. این به شما امکان می دهد از آن‌چه که می‌دانید موثر واقع می‌شود، استفاده کنید و نقاط قوت شرکت خود بسازید.

۳. زمینه‌هایی را که ممکن است در معرض خطر باشند، مشخص می‌کند

بسیار مهم است که خطرات احتمالی را قبل از این‌که باعث نگرانی شوند، شناسایی کنید. تحليل SWOT به شما کمک می‌کند تا موارد قابل اجرا را که در فرآیند تصمیم گیری ریسک شما موثرند، در کنترل خود درآورید.

احتمالا با همراه کردن تحليل SWOT و  تحلیل PEST، که راه‌حل‌های خارجی مانند عوامل سیاسی، اقتصادی، اجتماعی و تکنولوژیکی را بررسی می‌کند، می‌توانید در شناسایی و برنامه‌ریزی ریسک‌های پروژه به طور کارآمدتری عمل کنید.

خلاصه

روش تجزیه و تحليل SWOT به شما کمک می‌کند تا نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهای یک پروژه‌ی خاص یا طرح تجاری کلی سازمان خود را شناسایی کنید. تحلیل سوات در هر زمینه‌ای از برنامه ریزی استراتژیک و جلو ماندن از روند بازار گرفته تا توسعه فردی استفاده می‌شود. در این مطلب توضیح دادیم تجزیه و تحليل SWOT چیست و مخفف چه کلماتی‌ست. همچنین پاسخ دادیم که زمان مناسب برای استفاده از تحليل SWOT چیست و به بررسی چند نمونه از تجزیه و تحلیل SWOT، نحوه‌ی طراحی و علت اهمیت آن پرداختیم. اگر سؤالی درباره‌ی روش تحليل SWOT دارید، با ما در میان بگذارید.

منبع: asana.com