کایزن (Kaizen)؛ تکنیکی برای دست‌یابی به بهبود پایدار

کایزن توضیح می‌دهد که برای بهبود مستمر و اصلاح، نیازی به تغییرات شدید و ناگهانی نیست. قانون کایزن در زمینه‌های مختلفی مانند توسعه فردی و مدیریت کسب‌و‌کار کاربرد دارد. در ادامه بررسی می‌کنیم کایزن (Kaizen) چیست و اصول کایزن را شرح می‌دهیم. همچنین مزایا، عناصر، نمونه‌ها، روش و ابزار‌های قانون کایزن را به طور کامل توضیح می‌دهیم.

کایزن چیست؟

پیش از بررسی هر موردی، ابتدا باید بدانید Kaizen چیست و چه معنایی دارد.

این یک فلسفه‌ی تجاری ژاپنی و مربوط به فرایندهایی است که عملکردها را به‌طور پیوسته بهبود می‌بخشند و همه‌ی کارکنان را در بر می‌گیرند. درحقیقت این روش بهبود بهره وری را فرایندی تدریجی و روش‌مند می‌داند.

در ادامه قصد داریم دقیق‌تر توضیح دهیم مفهوم Kaizen چیست. مفهوم کایزن گستره‌ای وسیع از موضوعات را در بر دارد. این مفهوم شامل کارآمدتر و مؤثرتر کردن محیط کار با خلق حس‌وحالی گروهی، بهبود رویه‌های کاری روزمره، اطمینان از مشارکت کارکنان (Employee Engagement) و تبدیل شغل به کاری رضایت‌بخش‌تر، مفرح و ایمن‌تر است.

نتایج کلیدی به‌دست‌آمده:

• کایزن یک فلسفه‌ی کاری ژاپنی است متمرکز بر بهبود مستمر بهره‌وری و کارآمدتر ساختن محیط کار؛
• کایزن همیشه و همواره از تغییراتی که از جانب کارمندان ایجاد می‌شود، حمایت می‌کند؛
• معنی کایزن تغییر برای بهبود مستمر است؛
• تغییرات کوچک می‌تواند مواردی مانند کنترل کیفیت، تحویل به‌موقع، کار استاندارد، استفاده از تجهیزات کارا و خلاصی از ضایعات باشد؛
• این روش تأکید می‌کند که تغییراتِ کوچکِ حال حاضر قادرند تأثیراتی بزرگی را در آینده رقم بزند. این روش، حامی این تغییرات نیز هست.

شناخت این روش

برخی از اهداف کلیدی فلسفه‌ی کایزن عبارتند از: کنترل کیفیت، تحویل به‌موقع، کار استاندارد، استفاده از تجهیزات کارا و خلاصی از ضایعات. خوب است که بدانیم هدف کلی Kaizen چیست.

هدف کلی آن ایجاد تغییرات خُرد در برهه‌ای از زمان برای فراهم آوردن بهبودهایی در شرکت است. اما این بدان معنا نیست که دگرگونی‌ها به‌‌آرامی رخ می‌دهند. فرایند کایزن حامی تغییرات کوچکی در زمان حال حاضر است که می‌تواند در آینده تأثیراتی بزرگی را به همراه بیاورد.

بهبودها می‌تواند از جانب هر کارمندی و در هر زمانی صورت گیرد. به این ترتیب همه افراد یک شرکت یا سازمان در موفقیت آن مجموعه سهم دارند و همه باید در هر زمان بکوشند تا به بهتر ساختن مدل کسب و کار (Business Model) کمک کنند.

بسیاری از شرکت‌ها مفهوم کایزن را به‌کار گرفته‌اند. مهم‌تر از همه، شرکت تویوتا است که مفهوم و فلسفه‌ی کایزن را در سازمان خود اتخاذ کرده‌است. این شرکت کایزن را به‌عنوان یکی از ارزش‌های اساسی خود به‌حساب می‌آورد و برای بهبود سیستم تولید خود، همه‌ی کارمندان را تشویق می‌کند و قادر می‌سازد تا زمینه‌های بالقوه‌ی بهبود را شناسایی، و راه‌حل‌های عملی خلق کنند.

فرایند شناسایی راه‌حل‌ها در شرکت تویوتا «یورش‌های کایزنی» یا Kaizen Blitz نامیده می‌شود. یورش یا رویداد کایزنی اشاره به رویدادهایی کوتاه‌مدت اغلب در قالب کارگاه‌هایی یک‌هفته‌ای دارد که مجری، شرکت‌کنندگان را در مسیر بهبود حوزه‌ای خاص و با هدفی تعیین‌شده راهنمایی می‌کند.

اصول کایزن چیست؟

اکنون می‌گوییم اصول Kaizen چیست. کایزن دربرگیرنده‌ی ۵ اصل کلیدی است:

• مشتری خود را بشناسید: شناخت ارزش‌های مشتری؛
• اجازه‌ی جریان‌یافتن بدهید: هدفگذاری برای حذف اتلاف؛
• به گِمبا (Gemba) یا مکان اصلی بروید: دنبال‌کردن فعالیت‌ها؛
• افراد را توان‌مند سازید: سازماندهی تیم؛
• شفاف باشید: صحبت کردن بر مبنای ارائه‌ی اطلاعات.

(گمبا یا گِنبا واژه‌ای ژاپنی است که در کسب‌وکار به مکان تولید ارزش و در مدیریت ناب مهم‌ترین مکان برای تیم به‌شمار می‌رود که در آن کار واقعی صورت می‌گیرد.)

اصول کایزن سه نتیجه‌ی عمده در پی دارد:

• خلاصی از ضایعات که با عنوان بهره‌وری اقتصادی (Economic Efficiency) هم شناخته می‌شود؛
• نظم و آراستگی در محیط کار؛
• استانداردسازی.

کایزن در حالت معمول تا حدی در فرهنگ شرکت سرشته می‌شود تا درنهایت به امری طبیعی برای کارمندان تبدیل ‌شود. مفهوم کایزن ادعا می‌کند که نتیجه‌ای کامل و بی‌نقص وجود ندارد و همه چیز بهبودپذیر است. به این ترتیب، همه افراد برای تکامل و نوآوری مداوم باید بکوشند. منظور اصلی این است که افرادی که وظایف و فعالیت‌هایی را انجام می‌دهند، بیش‌ترین اطلاعات را درخصوص آن وظایف و فعالیت‌ها دارند. و توانمند سازی این افراد، بهترین استراتژی برای ایجاد تغییر و بهبود به حساب می‌آید.

نکته: هسته‌ی اصلی کایزن، کار تیمی است؛ جایی که جلسات گروهی منظم شامل بحث درباره‌ی بهبودها، تغییرات و پروژه‌ها برگزار می‌شود.

برخی از مزایای کایزن چیست؟

پیش از این دانستیم کایزن چیست و اصول کایزن را مرور کردیم، اکنون لازم است مزایایش را نیز شرح دادیم. قانون کایزن برای شرکت‌ها مزایای بسیار ارزش‌مندی دارد. برخی از آن‌ها عبارتند از:

• رضایت بیشتر کارکنان؛
• رضایت مشتری در سطح مطلوب؛
• کاهش میزان نرخ ریزش کارکنان؛
• وفاداری پایدار کارکنان؛
• هزینه‌های کم‌تر؛
• کارایی و بهره‌وری بیشتر؛
• حل مسئله‌ی بهتر.

کایزن و چرخه‌ی PDCA

بهبودها عموماً از چرخه دمینگ (PDCA) پیروی می‌کنند. PDCA به‌ترتیب مخفف واژه‌های زیر است:

قسمت «برنامه‌ریزی» شامل طرح و ترسیم کردن تغییرات است تا همه بدانند وقتی گروه‌ها سعی در حل مسئله دارند باید منتظر چه چیزهایی باشند.

مرحله‌ی «انجام» بهترین راه‌حل‌های مشکل را پیاده‌سازی می‌کند. مرحله‌ی «بررسی» شامل ارزیابی راه‌حل است تا معلوم شود که آیا جواب می‌دهد یا خیر.

شرکت در مرحله‌ی «اقدام» تعیین می‌کند که آیا باید آن راه‌حل تبدیل به استانداردی برای شرکت شود یا اینکه به تغییرات بیشتری نیاز دارد. اگر مدیران تصمیم به اعمال تغییراتی بیشتر بگیرند، کایزن به مرحله‌ی «برنامه‌ریزی» برمی‌گردد و فرایند از ابتدا آغاز می‌شود.

راهبرد تولید به هنگام (JIT)

یکی از اهداف کلیدی فرایند کایزن کاهش هدررفت و افزایش بهره‌وری در چرخه‌ی تولید است. راهبرد تولید به هنگام (JIT) به مدیریت این امکان را می‌دهد که به‌وسیله‌ی تطبیق زمان تحویل مواد خام از جانب تأمین‌کنندگان با زمان‌بندی تولید، فهرست موجودی مازاد را کاهش دهد.

راهبرد تولید به هنگام به‌عنوان سیستم تولید تویوتا (Toyota Production System) هم شناخته می‌شود، چراکه موجب محبوبیت شرکت تویوتا شد. این راهبرد به شرکت‌ها کمک می‌کند از هزینه‌های خود بکاهند، زیرا تولیدکنندگان مجبور به پرداخت هزینه‌های نگهداری موجودی (Inventory Carrying Costs) نیستند. همچنین میزان هدررفت را کاهش می‌دهد، زیرا شرکت‌ها درصورت لغو یا به‌تعویق انداختن سفارش توسط مشتری با موجودی اضافی رو‌به‌رو نمی‌شوند.

کانبان (Kanban) یک سیستم کنترل موجودی است که همراه با یک راهبرد JIT استفاده می‌شود. به کارمندان سرنخ‌هایی عینی نشان می‌دهد که به آن‌ها می‌گوید با تمام شدن قطعات و مواد، زمان سفارش دادن آن‌ها فرارسیده ‌است.

سیستم کانبان وابسته به کارت‌های رنگی است که وضعیت تولید را پیگیری می‌کنند و وقتی زمان تهیه دوباره قطعه یا ماده‌ مورد نیاز فرارسیده، به کارکنان هشدار می‌دهند. کانبان کارکنان را قادر می‌سازد تا تعدادی صحیح از قطعات را سریعاً از تأمین‌کننده سفارش داده و آن‌ها را به جایی در کارخانه تحویل دهند که نیاز است.

هدف کانبان اطمینان از اجرای مؤثر خط مونتاژ کارخانه و جلوگیری از وقوع هرگونه مشکلی در مسیر تولید است.

۵ عنصر کایزن چیست؟

«پنج S» در کایزن، فرایندی است که اغلب در تولید ناب (Lean Manufacturing) به‌کار می‌رود و به ۵ مرحله از بهبودی اشاره دارد:

• تفکیک کردن (Sort)؛
• مرتب کردن (Straighten)؛
• تمیز کردن (Sweep)؛
• استاندارد کردن (Standardize)؛
• ادامه دادن (Sustain).

برنامه‌ی پنج S کایزن (5S Event) هر کدام از این مراحل را در زمان مناسب آن دنبال می‌کند.

ابزارهای اصلی کایزن چیست؟

روش کایزن بسته به هدفش ابزارهای مختلفی را به‌کار می‌گیرد. برای مثال، ابزار پنج S اغلب در تولید ناب و برای اطمینان از کارآمدی، بهره‌وری و ایمنی محیط کار استفاده می‌شود؛ تولید به‌موقع و کانبان هم برای کنترل موجودی. تکنیک ۵ چرا (چه چیزی، چه زمانی، چه مکانی، چرا و چه کسی) ابزاری است برای نشان دادن علت اصلی مشکل. نقشه‌برداری جریان ارزش (Value Stream Mapping) ابزاری تحلیلی است برای شناسایی مکان‌هایی برای حذف ضایعات، و برنامه‌های پیگیری (Follow-up Events) و همینطور ابزاری به شمار می‌آید برای حفظ مسیر بهبودی و ماندن در آن.

خلاصه

کایزن یکی از روش‌ها و اصول مدیریت در کشور ژاپن است. این روش به بهبود مستمر در هر شرایطی اشاره دارد. در این نوشته توضیح دادیم Kaizen چیست و اصول و مزایای قانون کایزن را مرور کردیم. همچنین چرخه‌ی دمینگ را بررسی کردیم و به عناصر، روش، ابزار و یک نمونه کایزن پرداختیم. امیدواریم که به خوبی دانسته باشید Kaizen چیست و چه مزایایی دارد. اگر سؤالی درباره‌ی قانون کایزن دارید با ما در میان بگذارید.

منبع: investopedia.com