ارتباط موثر چیست؟ اهمیت، مهارت‌ها و اصول برقراری ارتباط موثر
برای برقراری ارتباط موثر با دیگران نیازمند یادگیری اصول و تکنیک‌های خاصی هستیم تا بتوانیم دیدگاه‌هایمان را به بهترین شیوه منتقل کنیم. در این مطلب شرح می‌دهیم ارتباط موثر چیست و انواع مهارت لازم برای برقراری ارتباط موثر را بررسی می‌کنیم. همچنین به دلایل اهمیت بسیار ارتباط مؤثر در سازمان و موانع موجود برای برقراری ارتباط موثر می‌پردازیم. پس اگر تمایل دارید با ویژگی‌ها و اصول برقراری ارتباط موثر آشنا شوید با ما همراه باشید.
ارتباط موثر چیست؟
ارتباط موثر فرایندی از تبادل نظر، افکار، دانش و اطلاعات است، به نحوی که هدف به بهترین نحو ممکن برآورده شود. به عبارت ساده‌تر ارتباط موثر عبارت است از ارائه‌ی دیدگاهها توسط فرد فرستنده‌ی پیام، به نحوی که گیرنده‌ی پیام آن را به بهترین نحو درک کند.
می‌توان گفت که ارتباط مؤثر به‌طور کلی شامل این موارد است:
- فرستنده: شخصی که فرایند ارتباط را با ارسال پیام آغاز می‌کند؛
- گیرنده: کسی که قرار است پیام به او برسد.
اصول برقراری ارتباط موثر چیست؟
در ارتباط موثر تنها ارسال پیام کافی نیست، بلکه باید هدف فرستنده نیز برآورده شود. با در نظر گرفتن این موضوع، بیایید اصول برقراری ارتباط موثر را مورد بحث قرار دهیم:
پیام واضح: پیامی که فرستنده می‌خواهد منتقل کند باید ساده و قابل‌درک باشد و به طور قاعده‌مند چارچوب‌بندی شود تا معنا‌داری خود را حفظ کند؛
پیام صحیح: اطلاعات ارسال‌شده نباید به‌هیچ‌وجه مبهم یا نادرست باشند. پیام باید عاری از خطا و اشتباهات دستوری باشد؛
پیام کامل: ارتباطات، پایه‌ی تصمیم گیری است. اگر اطلاعات ناقص باشد، ممکن است منجر به اخذ تصمیمات نادرست شود؛
پیام دقیق: پیام ارسالی باید کوتاه و مختصر باشد تا برداشت یک تفسیر سرراست را تسهیل و اقدامات موردنظر فرد را عملی کند؛
در نظر گرفتن گیرنده: رسانه‌ی ارتباطی و سایر بسترهای فیزیکی باید با در نظر گرفتن نگرش، زبان، دانش، سطح تحصیلات و موقعیت گیرنده‌ی پیام برنامه‌ریزی شوند؛
حسن نیت فرستنده: پیام باید ادب، فروتنی و احترام فرستنده نسبت به گیرنده‌ی پیام را منعکس کند؛
قابل‌اعتماد بودن: فرستنده‌ی پیام باید از هدف خود مطمئن باشد تا هر آن‌چه منتقل می‌کند مطابق با دانسته‌های او باشد. حتی گیرنده‌ی پیام نیز باید به فرستنده اعتماد داشته باشد و بتواند به پیام ارسال‌شده اطمینان کند.
انواع مهارت لازم برای برقراری ارتباط موثر
می‌توان ادعا کرد که انتقال مؤثر پیام نوعی هنر و همچنین مهارتی است که پس از تمرین و تجربه‌ی مستمر ایجاد می‌شود. در ادامه بیان می‌کنیم انواع مهارت مورد نیاز برای برقراری ارتباط موثر چیست.
مشاهده: فرد باید مهارت مشاهده‌ای دقیقی داشته‌باشد تا بتواند ارتباط موثر برقرار کند و اطلاعات بیش‌تری به دست آورد؛
وضوح و کوتاهی: پیام باید به زبانی ساده و واضح و دقیق باشد تا بر گیرنده تأثیر مطلوب بگذارد؛
گوش دادن و درک کردن: مهم‌ترین مهارت در یک فرد این است که شنونده‌ای خوب، هوشیار و صبور باشد. او باید بتواند پیام را به‌خوبی درک و تفسیر کند؛
هوش هیجانی: فرد باید از نظر هیجانی خودآگاه باشد و از درون قادر باشد بر دیگران تأثیر بگذارد؛
خودکارآمدی: برای دستیابی به اهداف ارتباطی باید به خود و توانایی‌های خود ایمان داشته باشد؛
اعتمادبه‌نفس: داشتن اعتماد به نفس به عنوان یکی از مهارت‌های ارتباطی ضروری، ارزش پیام را بالا می‌برد؛
احترام: انتقال پیام همراه با ادب و احترام به ارزش‌ها، عقاید، نظرات و ایده‌های گیرنده‌ی پیام، جوهره‌ی یک ارتباط موثر به‌حساب می‌آید؛
ارتباط غیرکلامی: برای برقراری ارتباط بهتر با گیرنده، فرستنده باید از شیوه‌های غیرکلامی نیز استفاده کند. این ارتباط غیرکلامی شامل ژست‌ها، حالات چهره، تماس چشمی، حالات بدن و غیره است؛
انتخاب وسیله‌ی مناسب: انتخاب وسیله‌ی مناسب ارتباطی نیز نوعی مهارت است. انتخاب رسانه‌ی مناسب با توجه به موقعیت، اولویت پیام، دیدگاه گیرنده و… امری ضروری به‌شمار می‌رود؛
ارائه‌ی بازخورد: ارتباط مؤثر همیشه فرایندی دو طرفه است. فرد باید بازخورد بگیرد و همچنین بازخورد بدهد تا دیدگاه طرف مقابل نیز مطرح شود.
اهمیت ارتباط موثر در سازمان چیست؟
ممکن است برای‌تان سوال شده باشد که نقش ارتباط موثر در محیط کار و تجارت چیست؟ برای پاسخ به این سوال اجازه دهید اهمیت ارتباط سازمانی موثر را بررسی کنیم:
مدیریت کارکنان: ارتباط موثر تضمین‌کننده‌ی انضباط شخصی و مدیریت کارآمد است، زیرا در این حالت صدای کارکنان توسط مدیریت ارشد شنیده می‌شود و می‌توان گفت که در سازمان، ارتباطات باز وجود دارد.
تیم‌سازی: افراد سازمان به عنوان یک تیم برای دستیابی به اهداف مشترک همکاری می‌کنند، بنابراین داشتن انواع ارتباط موثر روحیه‌ی کل اعضای تیم را تقویت می‌کند؛
رشد سازمان: ارتباط موثر باعث می‌شود فرایندهای تصمیم‌گیری تسهیل شوند، روابط عمومی را بهبود می‌بخشد و توانایی حل مسئله را افزایش می‌دهد. همه‌ی این موارد منجر به رشد و توسعه‌ی شرکت می‌شود؛
روابط قوی‌تر: داشتن تعاملات در اغلب مواقع کارها را ساده، و به طور مثبت کارکنان را به عملکرد بهتر و حفظ روابط بلندمدت با افراد دیگر سازمان تشویق می‌کنند؛
تسهیل خلاقیت و نوآوری: ارتباط موثر محیطی را فراهم می‌کند که کارکنان در آن آزادند تا با کشف جنبه‌های خلاقانه و نوآورانه‌ی خود، ایده‌های تازه‌ای را به اشتراک بگذارند؛
کاهش بروز سوء تفاهم‌ها: ارتباط موثر با انتقال واضح و مناسب پیام، احتمال سردرگمی و سوء‌تفاهم را از بین می‌برد؛
رشد سازمانی: داشتن ارتباط موثر با حفظ روابط صمیمانه بین مدیریت و کارکنان، عملکرد سازمان را بهبود می‌بخشد و منجر به دستیابی به اهداف و مقاصد شرکت می‌شود؛
ایجاد شفافیت و اعتماد: ارتباط موثر به عنوان پایه‌ای برای اعتماد سازی عمل می‌کند و باعث به اشتراک گذاشتن هرچه کامل‌تر اطلاعات می‌شود.
موانع موجود برای برقراری ارتباط موثر با دیگران
موانع خاصی وجود دارند که گاهی اوقات روند ارتباط را مختل می‌کنند و باعث می‌شوند که آن ارتباط برای فرستنده و همچنین گیرنده‌ی پیام کم‌تر از حد انتظار سودمند باشد. این موانع در سه گروه دسته‌بندی می‌شوند. در ادامه به تفصیل توضیح می‌دهیم موانع برقراری ارتباط موثر چیست.
موانع مربوط به کلمات
کلمات در فرایند ارتباط نقشی اساسی دارند. هرگونه مانع یا حواس پرتی در نحوه‌ی ارائه‌ی پیام می‌تواند منجر به ایجاد اختلال در ارتباط شود.
انواع مختلف موانع ارتباطی مربوط به کلمات بدین ترتیب است:
- زبان: زبان وسیله‌ی ارتباطی ماست. اگر فرستنده‌ی پیام بیش‌ازحد از اصطلاحات فنی استفاده کند، درک واضح پیام برای گیرنده دشوار خواهد بود؛
- ابهام و استفاده‌ی بیش‌ازحد از انتزاعات: اگر پیام در زمینه‌ای غیرواقع‌بینانه، مبهم و شامل مفاهیم زیادی ارائه شود، گیرنده نمی‌تواند به‌درستی با آن ایده ارتباط برقرار کند؛
- پیام آشفته: زمانی که کلمات به صورت سیستماتیک سازماندهی نشوند تا پیامی قدرتمند را تشکیل دهند، کارایی و معنای خود را از دست می‌دهند؛
- اضافه‌بار اطلاعاتی: زمانی که فرد برای مدتی طولانی به صحبت کردن ادامه می‌دهد، اثربخشی ارتباطات کاهش می‌یابد. بنابراین منجر به فرسودگی گیرنده‌ی پیام می‌شود و نمی‌تواند همه چیزهایی را که منتقل می‌شود، پیگیری کند.
موانع مربوط به پیشینه‌ی افراد
افراد به پیشینه‌های مختلفی تعلق دارند، از جمله‌ی آنها می‌توان فرهنگ، سطح تحصیلات، جنسیت و… را نام برد. این ویژگی‌ها عمدتا از موانع ارتباط موثر هستند که بر کارایی فرایند یک ارتباط تأثیر می‌گذارد. موانع مربوط به این دسته شامل موارد زیر است:
- تفاوت‌های نگرشی: گاهی اوقات زمانی که افراد دیدگاه‌های خود را درباره موضوعی خاص اتخاذ می‌کنند، در برابر تغییر نظر خود مقاومت نشان می‌دهند و بدین ترتیب نگرش آنها مانع رسیدن به هدف ارتباط می‌شود؛
- تفاوت‌های جمعیتی: تفاوت در سن، نسل، جنسیت، موقعیت، سنت و… باعث ایجاد عدم درک متقابل در بین افراد و در نتیجه مانع از پیشروی روند ارتباط می‌شود؛
- فقدان تجربه یا دیدگاه مشترک: تجربیات یک فرد دیدگاه او درخصوص مسائل را به شیوه‌ای خاص توسعه می‌دهد. این دیدگاهها از فردی به فرد دیگر متفاوت است. بنابراین، ارتباط گرفتن با تجربه یا دیدگاه فرستنده، پیام را برای گیرنده دشوار می‌کند زیرا احتمالا هرگز آن مسیر را طی نکرده است؛
- نتیجه‌گیری سریع: برخی از افراد حوصله‌ی گوش دادن به صحبت‌های دیگران را ندارند و اغلب در وسط ارتباط به نتیجه‌گیری می‌رسند و بنابراین انگیزه‌ی واقعی پیام را نادیده می‌گیرند.
موانع فیزیکی
این موانع را می‌توان به طور مستقیم تجربه کرد اما غلبه بر آنها چالش‌برانگیز است. این موانع شامل این موارد هستند:
- فاصله‌ی فیزیکی: وقتی افراد در فواصل طولانی با هم ارتباط برقرار می‌کنند، جنبه‌ی غیرکلامی ارتباط را از دست می‌دهند و حرکات و عبارات گیرنده‌ی پیام قابل‌تفسیر نیست؛
- مزاحمت‌های شنیداری: محیط یا سیستم ارتباطی گاهی اوقات صداهای ناخواسته‌ای دارند که فرایند ارتباط را مختل می‌کند و باعث ناکارآمدی پیام یا ارتباط می‌شود؛
- موانع فیزیولوژیکی: ناتوانی جسمی افراد، یکی از رایج‌ترین موانع یک ارتباط مؤثر است. برخی از این موارد عبارتند از: اختلال شنوایی، ضعف بینایی، لکنت زبان و…
بنابراین می‌توان گفت که هدف مهم ارتباطات، انتقال اطلاعات به گیرنده به نحوی است که آن اطلاعات اهمیت خود را از دست ندهد و در عین حال، پیام به درست‌ترین و واضح‌ترین شکل خود دریافت شود.
خلاصه
ارتباط موثر در محیط کار به تبادل اطلاعات، دانش و نظرات مختلف کمک بسیاری می‌کند. در این مطلب پاسخ دادیم ارتباط موثر چیست و ویژگی‌ها و اصول برقراری ارتباط موثر با دیگران را بررسی کردیم. همچنین موانع و انواع مهارت برای برقراری ارتباط موثر و اهمیت بسیار آن در سازمان پرداختیم. امیدواریم که شما هم با مطالعه‌ی این مطلب بتوانید مهارت لازم برای برقراری ارتباط موثر را بیاموزید. اگر سؤال یا نظری درباره‌ی این مطلب دارید، با ما در میان بگذارید.
منبع: theinvestorsbook.com
