فرایند یعنی چه؟ معنی فرایند، اجزا و مزایای آن در سازمان
شاید از خود بپرسید فرایند یعنی چه و معنی آن چیست، با رجوع به واژه‌نامه‌ها می‌توانیم بگوییم فرایند می‌تواند ساده، پیچیده و یا بین این دو باشد. فرایندها برای درک جریان کار و رسیدن به روشی منطقی برای انجام کار، ضروری هستند. بدون فرایندها، در همه جریاناتی که قصد دستیابی به آن را داریم، احساس هرج و مرج خواهیم کرد. در این مطلب توضیح می‌دهیم معنی فرایند چیست و چه مزایایی دارد، همچنین تفاوت بین فرایند مدیریت کسبوکار و گردش کار، اجزای فرایند و روش‌های اجرای آن را بررسی می‌کنیم.
فرایند یعنی چه؟
ابتدا پیش از هر چیزی، در توضیح کوتاهی پاسخ می‌دهیم معنی فرایند چیست.
به طور کلی می‌توان فرایند را به عنوان مجموعه‌ای از مراحل تعریف کرد که پیش‌رونده و همچنین وابسته به یک‌دیگر هستند و کارکرد آنها رسیدن به یک هدف مشترک است.
مزیت فرایند چیست؟
حال که دانستیم فرایند یعنی چه، در ادامه مزایای آن را نیز بررسی می‌کنیم. مزایای زیادی برای فرایند وجود دارد:
- بهبود کارایی و سرعت: با انجام کار با فرایندهای واقعی برخلاف روش‌شناسی سازمان‌یافته، می‌توانید انتظار داشته باشید که کارایی و سرعت شما در انجام کارها به طرز چشم‌گیری بهبود پیدا کند؛
- انتظارات واضح: با یک فرایند استاندارد و پایدار، می‌توانید انتظارات خود را از نتیجه کار و نحوه انجام آن مشخص کنید؛
- افزایش بهره‌وری: با داشتن فرایندهای تنظیم‌شده و با دانستن این‌که دقیقاً چه مراحلی برای دستیابی به نتیجه دلخواه خود انجام خواهید داد، بهره وری شما به اندازه چشم‌گیری افزایش پیدا می‌کند؛
- ساده‌سازی گردش کار (Workflow): با داشتن چند فرایند منظم، می‌توانید گردش کار خود را ساده، نتیجه را تکرارپذیر و همچنین به طور منظم قابل پیش‌بینی کنید.
گردش کار الگویی است از مجموعه فعالیت‌هایی قابل تکرار که با هدف تولید محصول، ارائه خدمات یا پردازش داده‌ها، منابع سازمان را در راستای انجام آنها سازماندهی می‌کند. گردش کارها در هر نوع کسبوکار و صنعت وجود دارند و مسیرهایی هستند که توضیح می‌دهند چگونه کاری از حالت انجام نشده و خام، به انجام شده و پردازش شده تبدیل می‌شود. یک گردش کار را می‌توان به‌عنوان یک مجموعه متوالی از عملیات، فعالیت‌های یک فرد یا گروه یا کارهای یک سازمان نیز تعریف کرد.
اجزای یک فرایند چیست؟
حال که توضیح دادیم فرایند یعنی چه و چه مزایایی دارد، در ادامه اجزای آن را نیز بررسی می‌کنیم.
رویدادها
رویدادها شرایطی هستند که برای انجام فرآیند باید وجود داشته باشند. برای رویدادها باید برنامه داشته باشیم و اگر اتفاقی انجام شوند، دیگر به عنوان رویداد شناخته نمی‌شوند. رویدادها می‌توانند به عنوان اثری در نظر گرفته شوند که تنها پس از ارائه علت کافی رخ می‌دهند. فرایندها با یک رویداد شروع می‌شوند و به پایان می‌رسند.
وظایف
یک وظیفه، کوچک‌ترین واحدی است که فعالیت را می‌توان به آن تقسیم کرد. قسمت‌بندی آن برای هدف مورد نظر امکان‌پذیر نیست. فرایند کسبوکار، فعالیت‌های مختلف و همچنین روابط متقابل بین این فعالیت‌ها را توصیف می‌کند. توجه به این نکته ضروری است که روابط متقابل مهم‌تر از وظایف هستند.
تصمیمات
ممکن است تصمیمات خاصی وجود داشته باشد که به عنوان بخشی از یک فرایند اتخاذ شود. واگذاری تصمیمات به دست افراد نامتخصص عواقب نامطلوبی دارد. این احتمال وجود دارد که در صورت عدم وجود دستورالعمل‌های روشن، تصمیمات اتخاذ شده توسط افراد مختلف متفاوت باشد. این اتفاق باعث ایجاد تجارب متناقض برای مشتریان و کاهش کیفیت خدمات می‌شود.
به عنوان مثال فرایند اعطای مرخصی در هر سازمان بزرگ را در نظر بگیرید. قوانین صریحی وجود دارد که تعداد مرخصی‌های موجود برای هر فرد و شرایط اخذ آنها را مشخص می‌کند. بنابراین اگرچه ممکن است به نظر برسد که مدیر تصمیمات مربوط به اعطای مرخصی را می‌گیرد، اما تمام کاری که انجام می‌دهد، پیروی از یک رویه ازپیش‌تعریف‌شده است. بنابراین مهم نیست که چه کسی مدیر باشد، تصمیمات همیشه ثابت خواهند ماند، زیرا آنها بر اساس قوانین گرفته می‌شوند نه بر اساس کسانی که در راس امور هستند. چنین قوانینی معمولاً به گونه‌ای وضع می‌شوند که انعطاف‌پذیر باشند.
ورودی‌ها
تا زمانی که ورودی‌ها را ارائه ندهد، یک فرایند نمی‌تواند کار کند. ورودی‌های صحیح مانند غذای مناسب برای فرایند هستند. درست همان‌طور که خوردن غذای ناسالم باعث ناسالم شدن ما می‌شود، دادن ورودی‌های نادرست، فرایند را ناسالم و ناکارآمد می‌کند. در ادامه برخی از ورودی‌های رایج مورد نیاز یک فرایند را آورده‌ایم.
- افراد: فرایندها نیازمند افرادی با استعداد و نگرش صحیح هستند. به همین دلیل است که تقسیم وظایف بسیار مهم است. در یک سازمان فرایندمحور، می‌توانید ترتیبی دهید که یک فرد غیرماهر کارهای روزمره را انجام دهد در حالی که یک فرد ماهر می‌تواند برای انجام کارهای مهم مستقر شود. تطبیق مهارت ها با الزامات کار هزینه‌ها را کاهش، و کارایی را افزایش می‌دهد؛
- مواد اولیه: مواد اولیه باید به موقع و با حداقل هزینه در دسترس باشند. شرکت‌هایی هستند که فرایند تدارکات را به عنوان شایستگی‌های اصلی خود ساخته‌اند؛
- اطلاعات: اطلاعات صحیح باید در اختیار همه نهادها قرار گیرد. کارگر باید مهارت داشته باشد و با روش کار آشنا باشد. مدیر باید بازخورد مستمر دریافت کند تا اطمینان حاصل شود که تولید هدفمند و طبق برنامه‌ریزی است.
خروجی‌ها
خروجی‌های فرآیند باید به طور مداوم نظارت شوند. این به اندازه‌گیری اثربخشی و کارایی فرایند و پیشنهاد تغییرات در صورت لزوم و نیاز کمک می‌کند.
تفاوت مدیریت فرایند کسب و کار و گردش کار چیست؟
اکنون که با معنی فرایند و اجزای آن آشنا شدید، در ادامه تفاوت مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) با گردش کار را نیز بررسی می‌کنیم. گردش کار به جریان و انتقال کار از فردی به فرد دیگر یا از یک مرحله به مرحله دیگر اشاره دارد. با توجه به شباهت‌هایی که میان این دو مفهوم وجود دارد، این سوال برای بسیاری از افراد مطرح می‌شود که تفاوت میان فرآیند مدیریت کسبوکار و گردش کار چیست.
اصلی‌ترین تفاوت‌های این دو عبارتند از:
- سیستم گردش کار مربوط به یک کار با فرایندی واحد است، در حالی که BPM بر کل فرایند کسب و کار متمرکز است؛
- برخلاف گردش کار،BPM به تولید گزارش و ارائه تجزیه و تحلیل نیز می‌پردازد و صرفا بر اتمام یک کار تمرکز نمی‌کند.
گردش کار زیرمجموعه‌ی مدیریت فرایند کسب و کار محسوب می‌شود. گردش کار عبارت است از متصل کردن همه وظایف به هم، به طوری که افراد بتوانند به طور هماهنگ در جهت یک هدف واحد کار کنند و به نتایج قطعی دست یابند. به این ترتیب گردش کار باعث از بین بردن شکاف ارتباطی، بهبود کارایی، پیشگیری از ناسازگاری و افزایش کیفیت کار می‌شود.
در سوی دیگر، مدیریت فرایند کسبوکار قرار دارد که می‌تواند شامل گردش‌های کاری متعدد باشد و در جهت بهبود کلیت کسبوکار مورد استفاده قرار گیرد. جدای از گردش کار، BPM از عوامل دیگری مانند نیروی انسانی، بودجه، ابزارهای مختلف اتوماسیون و تجزیه و تحلیل برای درک بهتر فرایند استفاده می‌کند. به عنوان مثال، اگر مراحل فرود یک هواپیما را یک گردش کار بدانیم، BPM مدیریت تمامی عملیات‌های یک فرودگاه خواهد بود.
یک سیستم مدیریت گردش کار یا Workflow Management System نیز ابزاری است که به شما امکان می‌دهد مجموعه‌ای از کارهای متوالی را، معمولا به شکل نموداری از جریان کار، تنظیم و بر آنها نظارت کنید. از این منظر سیستم مدیریت گردش کار در واقع یکی از عناصر سیستم های اتوماسیون اداری و مدیریت کسب و کار محسوب می‌شود.
به عبارتی در حالی که BPM بر بهینه‌سازی کل مجموعه فرایندهای سازمان و همچنین فرایندهای فردی تمرکز دارد، سیستم مدیریت گردش کار تنها بر روی مراحل و وظایف کاملا تعریف‌شده‌ای که تعاملات بین افراد و سیستم‌های نرم‌افزاری را هماهنگ می‌کند، متمرکز است. بنابراین، سیستم‌های BPM بسیار پیچیده‌تر از سیستم‌های مدیریت گردش کار هستند و باعث یکپارچگی بیشتر سازمان می‌شوند.
چرا درک ایده یک فرایند مهم است؟
پس از دانستن معنی فرایند و مزایای آن، داشتن درک درست از یک فرایند نیز بسیار مهم است. داشتن درک درست از فرایند به دلایل زیر مهم است:
- جذب داده‌های جمع‌آوری شده: داده‌هایی که در طول توسعه فرآیندها جمع‌آوری می‌شوند می‌توانند برای بهبود بیشتر در جریان کار مورد استفاده قرار گیرند؛
- بهبود مستمر عملکرد: در صورت کار با یک فرایند استاندارد، پویا و انعطاف پذیر، می‌توانید فضایی را برای بهبود مستمر فرایندها پیدا کنید. این اتفاق به بهبود مستمر عملکرد منجر می‌شود؛
- فرایندها کلید بسیاری از چیزها هستند: تقریباً برای هر کاری یک فرایند وجود دارد. در حالی که ممکن است یک فرایند واحد برای برخی از فعالیت‌ها وجود نداشته باشد که به طور قطع، موفقیت آن را تضمین کند، تقریباً مشخص شده است که برخی از فرایندها می‌توانند نتایج بهتری نسبت به سایرین داشته باشند. داشتن درک درستی از فرایند و نحوه عملکرد آن به شما این دانش را می‌دهد که چه نوع فرایندهایی را انتخاب کنید تا به بهترین نتایج در انواع موقعیت‌های مختلف دست یابید.
روش ایدئال برای اجرای فرایندها که باید در ذهن داشته‌باشید
پیش از این توضیح دادیم معنی فرایند چیست و چرا درک ایده یک فرایند مهم است، اکنون چند روش را آورده‌ایم که هنگام اجرای فرایندها باید در نظر داشته باشید:
- بازخورد: تعامل با کارکنان یک راه عالی برای دریافت بازخورد در مورد فرایندهای فعلی و چگونگی بهبود آن‌هاست؛
- نقشه‌برداری از فرایندها: نقشه‌برداری از فرایندها می‌تواند یک راه ایدئال برای پیگیری مراحل نه تنها برای خودتان، بلکه برای همکاران‌تان نیز به حساب بیاید. مؤلفه‌هایی که باید تحت پوشش قرار گیرند عبارتند از گردش کار کلی، وظایف فردی، انتخاب‌هایی که بر مسیر گردش کار تاثیر دارند و باید انجام شوند و هر گونه منابع مورد نیاز دیگر؛
- زبان دقیق و واضح: هنگام تقسیم یک فرایند به قسمت‌های کوچک‌تر، مطمئن شوید که تا حد امکان جزئیات را ارائه کرده‌اید. همچنین مطمئن شوید که زبان ساده‌ای را استفاده می‌کنید. این یک دارایی اصلی برای هر کسی است که به درک درست از چگونگی رسیدن به هدف و مسیر آن نیاز دارد.
خلاصه
در این مطلب توضیح دادیم فرایند یعنی چه و چه مزایایی دارد. همچنین تفاوت بین فرایند کسبوکار و گردش کار را بررسی کردیم و به روش‌های درست هنگام اجرای فرایند و اجزای آن نیز پرداختیم. امیدواریم که دریافته باشید فرایند یعنی چه و چه وجوهی دارد. اگر سؤالی درباره‌ی فرایند دارید، با ما در میان بگذارید.
منبع:
managementstudyguide.com
isixsigma.com
