تنخواه چیست؟ آشنایی با تنخواه در حسابداری و مدیریت آن
هزینه‌هایی که شامل مبالغی بسیار کم و جزیی هستند، اگر در آخر ماه و یا سال محاسبه شوند، مقدار تقریبا زیادی را به خود اختصاص می دهند. می‌توان این هزینه‌های کم مربوط به شرکت را تنخواه نامید. تنخواه (Petty Cash) در حسابداری و مدیریت مالی یک اصطلاح پرکاربرد است و مزیت‌ها و معایب مختلفی نیز دارد. در این مطلب پاسخ می‌دهیم تنخواه چیست. همچنین پیش‌نیاز‌ها، نحوه‌ی ثبت و بسیاری از موارد دیگر مربوط به تنخواه را بررسی می‌کنیم.
تنخواه چیست؟
ابتدا باید بدانیم تنخواه چیست.
حساب مستقل تنخواه مقداری از پول نقد شرکت است که اغلب در دسترس قرار دارد و این وجه نقد در یک کشو یا جعبه‌‌ی قفل‌شده نگهداری، و برای تسویه حساب هزینه‌های جزئی یا اتفاقی، مانند تجهیزات اداری یا بازپرداخت کارکنان پرداخت میشود.
حساب تنخواه به طور دوره‌ای تطبیق داده میشود و تراکنش‌های مالی مربوط به آن نیز در صورت‌های مالی ثبت میشود. در شرکت‌های بزرگ‌تر، هر بخش ممکن است حساب تنخواه خود را داشته‌باشد. در ادامه بیشتر توضیح می‌دهیم تنخواه در حسابداری چیست.
تنخواه به چه منظوری استفاده میشود؟
حال باید بدانیم فایده‌ی داشتن حساب تنخواه چیست. داشتن حساب تنخواه انجام معاملات کوچکی را که مقدارشان برای صدور چک یا کارت اعتباری شرکتی غیرمنطقی یا غیر‌قابل قبولند، آسان‌تر میکند. مقدار کمی از پول نقد که شرکت برای حساب تنخواه در نظر می‌گیرد، متفاوت است. نمونه‌هایی از مواردی که حساب تنخواه برای آن استفاده میشود، عبارتند از:
- لوازم اداری؛
- کارت برای مشتریان؛
- گل و گیاه؛
- پرداخت یک وعده ناهار برای گروه کوچکی از کارکنان؛
- بازپرداخت کارمند برای هزینه‌های مربوطه به کاری جزئی.
اکنون شرح می‌دهیم چگونه حساب تنخواه مدیریت میشود و وظیفه‌ی مسئول حساب تنخواه چیست. مسئول حساب تنخواه برای نظارت بر آن منصوب میشود و وظیفه‌ی او عموما شامل اجرای قوانین و مقررات حساب تنخواه، درخواست شارژ حساب و تأمین بودجه است.
ملزومات تنخواه چیست؟
در این بخش برایتان توضیح می‌دهیم که پیش‌نیاز‌های استفاده از حساب تنخواه چیست. استفاده از حساب تنخواه ممکن است برخی کنترل‌های داخلی را برطرف کند. با این حال در دسترس بودن تنخواه به این معنا نیست که برای هر هدف و توسط هر فردی قابل‌دسترسی باشد. بسیاری از شرکت‌ها کنترل‌های داخلی دقیقی را برای مدیریت حساب به کار میگیرند. اغلب چند نفر مجاز به تایید پرداخت‌ها هستند و تنها می‌توانند برای هزینه‌های مربوط به فعالیت‌های شرکت از این حساب استفاده کنند.
حال باید بدانیم دیگر وظایف مسئول حساب تنخواه چیست. مسئول حساب تنخواه است که صورت‌حساب‌های پرداخت حساب تنخواه را صادر، و ثبت‌های حسابداری را تامین میکند. این فرد مسئول توزیع تنخواه و ثبت رسید برای تمام خریدها یا هر گونه استفاده از بودجه است. با کاهش مقدار تنخواه کل، رسیدها افزایش و به مقدار کلی برداشت‌ها اضافه می‌شوند. اکنون می‌گوییم مزیت داشتن صندوقدار و مسئول حساب تنخواه چیست.
با داشتن یک صندوقدار و یک مسئول حساب تنخواه، یک فرایند دوگانه شکل می‌گیرد و کمک میکند منابع مالی حفظ و اطمینان حاصل شود که تنها افراد مجاز می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند.
نحوه‌ی ثبت معاملات تنخواه چیست؟
حال وقت آن است بررسی کنیم که نحوه‌ی ثبت معاملات حساب تنخواه چیست و مفهوم تنخواه در حسابداری را بررسی کنیم. هنگامی که حساب تنخواه در حال استفاده است، معاملات تنخواه هنوز بر روی صورت‌های مالی ثبت میشود. هنگام استفاده از حساب تنخواه هیچ نیازی به ثبت در دفتر روزانه‌ی حسابداری انجام نیست، تنها زمانی که مسئول تنخواه به پول بیش‌تری نیاز دارد و با ارائه‌ی رسید، وجه نقد دریافت میکند، در دفتر روزانه ثبت میشود. ورودی دفتر روزنامه برای فراهم کردن پول نقد بیشتر، وامی از حساب تنخواه و بستانکاری است.
اگر مقدار تنخواه کم‌تر یا بیش از حد باشد، ثبت دفتر روزنامه برای این حساب ثبت میشود. اگر مقدار حساب تنخواه بیشتر از نیاز باشد، بستانکاری وارد شده برای نشان دادن سود است. و اگر کم‌تر از حد نیاز باشد بدهکاری وارد شده برای نشان دادن زیان است.
روش تطبیق دادن تنخواه چیست؟
در این قسمت توضیح می‌دهیم روش تطبیق تنخواه چیست. حساب تنخواه به صورت دوره‌ای تطبیق داده میشود تا اطمینان حاصل شود که موجودی حساب درست است. به طور معمول زمانی که موجودی حساب تنخواه به سطح پایه‌ا‌ی می‌رسد، مسئول حساب برای درخواست پول نقد از صندوقدار اقدام میکند. در این زمان تمام رسیدها محاسبه میشود تا اطمینان حاصل شود که با بودجه‌ی پرداخت شده از حساب تنخواه مطابقت دارند. اگر بودجه‌ی بیش‌تری موردنیاز باشد، صندوقدار چک جدیدی برای تأمین حساب تنخواه می‌نویسد و در مقابل، رسیدهای متعلق به خریدهای انجام‌شده از حساب تنخواه را دریافت میکند. در ادامه بیشتر توضیح می‌دهیم روش تطبیق تنخواه چیست و این فرایند چگونه است.
فرایند تطابق تضمین میکند که موجودی باقی‌مانده‌ی صندوق برابر با تفاوت مقدار موجودی اولیه و پرداخت‌های رسیدها و فاکتورهاست. اگر موجودی باقی‌مانده کم‌تر از آن‌چه که باید باشد، کمبود وجود دارد. اما اگر موجودی باقی مانده بیش از آن‌چه باید باشد، مقدار اضافی وجود دارد. اگرچه ممکن است اختلافات جزئی‌ای وجود داشته‌باشد، اما منبع این اختلاف در هنگام عدم توازن باید شناسایی و اصلاح شود. در ادامه قصد داریم توضیح دهیم تفاوت بین پول در دسترس و تنخواه چیست.
تفاوت پول در دسترس و حساب تنخواه چیست؟
پول در دسترس و حساب تنخواه همپوشانی زیادی دارند ولی اصطلاح پول در دسترس معمول‌تر است. ابتدا باید توضیح دهیم مفهوم ساده‌ی تنخواه چیست.
حساب تنخواه به طور خاص به پول نقد، اسکناس‌ها و سکه‌ها گفته میشود که یک شرکت برای هزینه‌های کوچک خرج میکند. معمولا به این دلیل که استفاده از پول نقد آسان‌تر از استفاده از دسته‌چک یا کارت اعتباری است. حال باید به مفهوم پول در دسترس بپردازیم تا در ادامه بگوییم اختلاف پول در دسترس و حساب تنخواه چیست.
پول در دسترس عبارت است از هر پول نقد قابل‌دسترس برای یک کسب‌وکار که می‌تواند به صورت پول واقعی باشد. به عنوان مثال پولی که هنوز به حساب بانکی خود واریز نکرده‌اید یا اسکناس‌ها و سکه‌هایی که در صندوق برای بقیه‌ی پول مشتریان نگاه می‌دارید. اختلاف حساب تنخواه و پول در دسترس به جایی که آن را نگاه می‌دارید و نحوه‌ی استفاده‌تان از آن مربوط میشود. از حساب تنخواه بیشتر برای هزینه‌ها و نیازهای داخل شرکت استفاده میشود. اما پول در دسترس بیشتر به پول دریافتی یا پرداخت‌شده به مشتریان اشاره دارد. حال دقیق‌تر بررسی می‌کنیم فرق پول در دسترس و حساب تنخواه چیست.
اما پول در دسترس معنای گسترده‌تری در حسابداری دارد. و در اصطلاحات مالی به دارایی نقدی یک شرکت اشاره میکند که از جمله آنها می‌توان سرمایه‌های موجود در حساب جاری یا دیگر حساب‌ها، صندوق سرمایه‌گذاری بازار پول، اسناد بدهی کوتاه‌مدت یا سایر معادلات نقدی را مثال زد. اگرچه این پول در دستررس به معنای واقعی کلمه پول نقد نیست، اما پولی است که می‌تواند به‌راحتی و به‌سرعت قابل‌دسترسی باشد.
حال به طور خلاصه می‌گوییم که فرق پول در دسترس و حساب تنخواه چیست. به طور خلاصه، تمام تنخواه نوعی از پول در دسترس است، اما پول در دسترس همواره به شکل حساب تنخواه نیست.
مزایا و معایب حساب تنخواه چیست؟
حساب تنخواه مزایای زیادی دارد. اکنون وقت مناسبی است که بدانید مزایای حساب تنخواه چیست. تنخواه در بسیاری از موارد سریع‌ترین، ساده‌ترین و سرراست‌ترین راه برای پرداخت هزینه‌ها به حساب می‌آید. این حساب به‌خوبی برای پوشش دادن هزینه‌های کوچک و ناگهانی، مانند انعام برای فرد تحویل‌دهنده‌ی غذای جلسه ناهار، یا کرایه‌ی حمل‌و‌نقل کارکنانی که تا دیر‌وقت کار می‌کنند، پاسخگو است. این کار از دردسرهای بازپرداخت افرادی که از جیب هزینه کرده‌اند، جلوگیری میکند و کارکنان مجبور نیستند برای امور مربوط به کارشان هزینه کنند.
حساب تنخواه همچنین می‌تواند برای هزینه‌های مکرر اما روزمره، مانند خرید قند یا چای، تمبر و یا وسایل نظافت استفاده شود. اگرچه این کار نباید به دفعات تکرار شود اما تنخواه همچنین می‌تواند هنگام کافی نبودن وجه نقد کشوی دخل، به عنوان باقی پول مشتریان نیز استفاده شود.
حال باید توضیح دهیم معایب حساب تنخواه چیست. سهولت استفاده کردن از تنخواه می‌تواند آن را مشکل‌ساز نیز بکند. نگهداری و پیگیری پول نقد بسیار دشوار و حتی غیرممکن است. حتی اگر سیستم دقیقی از رسیدها و اسناد ایجاد کرده باشید، اسکناس‌ها خیلی ساده و سریع گم می‌شوند.
این ما را متوجه یکی دیگر از نقاط ضعف حساب‌های تنخواه میکند. چیزهایی مانند حفظ و مدیریت آنها، نگاه داشتن سوابق، و تطبیق دادن آنها به طور منظم، برای یک نفر دیگر در امور اداری اضافه کاری ایجاد میکند. این کار ممکن است وظیفه‌ای جزئی در شرکت‌های بزرگ با مدیر دفتر یا بخش حسابداری باشد. اما بر دوش کسب‌وکارهای کوچک‌تر بار زیادی بگذارد. در ادامه باز هم دقیق‌تر بررسی می‌کنیم معایب پول نقد مربوط به حساب تنخواه چیست.
معاملات تجاری به طور فزاینده‌ای بدون پول نقد صورت میگیرند، حتی خرده‌فروشی‌های کوچک و رستوران‌ها که خرید در آنها به طور سنتی به شدت به وجه نقد متکی است. برخی از منتقدان می‌گویند پول نقد به مفهومی منسوخ تبدیل شده‌است. از بین گزینه‌هایی مانند کارت‌های اعتباری، خدمات پرداخت مانند آپ، کیف پول الکترونیکی و دیگر روش‌های غیرحقیقی خرید، تعداد زیادی از گزینه‌ها به عنوان جایگزین پول نقد وجود دارد که از مزایای بیش‌تری مانند قابلیت ردیابی، امنیت و احتمال کم‌تر سرقت برخوردارند.
جنبه‌ی امنیتی اغلب برای شرکت‌های کوچک مهم است، زیرا نگهداری پول نقد زمینه را برای جرم فراهم میکند.
مزایای تنخواه چیست؟
- استفاده و فهم آسان؛
- بلافاصله قابل دسترسی است و برنامه ریزی پیشرفته یا مجوز خاصی لازم ندارد؛
- در شرایط اضطراری یا برای نیازهای غیرمترقبه سودمند واقع میشود.
معایب تنخواه چیست؟
- دشواری پیگیری و تقلب، سرقت، سوء‌استفاده؛
- نیاز به نظارت دستی، نگهداری سوابق؛
- قدیمی و منسوخ‌شده.
خلاصه
در هر شرکتی همیشه مقداری پول نقد برای هزینه‌های کمی که نمی‌توان به صورت چک پرداخت کرد، وجود دارد و باید برای این هزینه‌ها اسنادی نیز وجود داشته باشد. باید مدیریت و نگهداری از این مقدار پول بر عهده یک فرد خاص قرار گیرد. امیدواریم به طور کامل دریافته باشید تنخواه چیست و با مزایا و معایب، همچنین با مفهوم تنخواه در حسابداری آشنا شده باشید. نظر شما درمورد حساب تنخواه چیست و آیا سؤالی درباره‌ی تنخواه دارید، که به آن نپرداخته باشیم؟ اگر سؤال یا نظری درمورد این مطلب دارید، با ما در میان بگذارید.
منبع: investopedia.com
